1. Crie uma hierarquia de tarefas

     Sem pensar muito, você saberia dizer quais são as suas demandas mais urgentes e as que podem ser postergadas? A separação das tarefas conforme a urgência de cada uma é o primeiro passo para aproveitar melhor o tempo e ser mais produtivo. Para facilitar, você pode utilizar uma planilha, e dispor nela tudo que é feito ao longo de um dia ou utilizar algum sistema que te ajude a organizar as tarefas diárias. Crie três categorias básicas:

• urgentes — as que precisam ser feitas “pra ontem” têm sempre prioridade;
• importantes — devem receber maior atenção, pois se atrasarem, poderão gerar prejuízos;
• circunstanciais — demandas que surgem com certa regularidade, mas que não consomem muito tempo ou não precisam ser resolvidas rapidamente.

     Uma vez identificadas as tarefas de acordo com seu nível de urgência, pode-se avançar à organização propriamente dita.

‍2. Priorize o mais urgente

     Agora que você sabe o que precisa ser resolvido de forma imediata, é hora de se concentrar no que deve ser feito sem demora, mantendo a motivação lá em cima. Nesse ponto, é importante que você elimine toda e qualquer possibilidade de distração, principalmente o seu smartphone.

     Na prática, não precisa contar com recursos muito sofisticados para impedir que seu aparelho tire sua atenção. Você poderá, por exemplo, silenciar os alertas acessando nas configurações a opção notificações. Bloqueie as notificações de aplicativos que o chamam com mais frequência, e veja como é possível ficar pelo menos meia hora sem olhar para a tela do celular.

3. Mantenha a organização

     A falta de tempo tem relação direta com a desorganização. Como não há controle sobre o que deve ser feito e quando — e até como — fazer, é normal que fique aquela sensação de que algo está errado. A dica, nesse aspecto, também é simples. Registre em papel, por aplicativos de gestão do tempo ou em planilhas, do Google ou Microsoft Excel, todos os seus passos ao longo do dia. Organizar o espaço também é importante. Se você acredita em “bagunça organizada” talvez seja melhor reavaliar seus conceitos.

     Certamente, uma mesa de escritório que faz você levar meia hora para encontrar um simples formulário não é um bom exemplo de organização. Essa desorganização pode cobrar um preço muito caro.

‍4. Use ferramentas de gestão do tempo

     Existem outros aplicativos que podem ser bastante úteis na aparentemente impossível tarefa de controlar melhor o uso do tempo. Alguns deles são:

• Timely;
• My Minutes;
• Evernote;
• Todoist;
• Any.do

5. Faça pausas entre as tarefas

     Quando deixamos de controlar o tempo, fazemos por achar que, ao cronometrar o tempo, estaríamos nos tornando máquinas. Na verdade, o conceito é exatamente oposto.

     Como seres humanos, somos naturalmente limitados por nossas capacidades físicas e cognitivas para realização de tarefas. A organização da rotina diária também serve para melhor aproveitamento do tempo livre entre os afazeres. Avalie de quanto você precisa, pode ser 30 minutos ou uma hora a cada 3 ou 4 trabalhadas.